하루 시간 관리법

예전에 프로젝트에서 일할 때, 이메일에 너무 치여서 기력소진까지 가야했던 적이 있었다. 특히 서비스관련 팀은 이런 경우가 다반사일 것이다. 하루 이메일 백통 이상을 쳐낸 경우도 많았던 것 같다. 처음 새내기였을 때는 멋모르고 친절하게 이메일에 일일이 친절하게 답변을 하다가, 어느 순간부터, '아..이러면 안되겠구나'하는 순간이 오게 된다. 똑똑한 친구는 아예 초반에 자신의 업무영역을 전체메일로 밝히고, 자신의 업무가 아닌 이메일은 사전에 차단하는 경우도 있다. 

 

이 책에도 저자가 글로벌 기업에 근무하면서 시간관리의 벽을 경험하고 극복한 노하우가 소개된다. 딱 내 상황과 맞아 떨어지진 않을지라도 비슷하게 적용하면 좋을 것 같다. 

 

1. 오늘 해야 하는 가장 중요한 일을 딱 3가지만 정한다.

 

흔히 목돈을 모을 때 자주 사용하는 방법이 있다. 월급을 받으면 저축할 돈을 먼저 통장에 넣어두고 남은 돈을 쓰는 것이다. 특히 적금을 들어서 자동으로 매월 돈이 빠져나가게 하면, 어쩔 수 없이 남은 돈으로 생활해야 한다. 이렇게 되면 저축하는 습관이 생기고 씀씀이를 과니할 수 있다. 반면 일단 계획 없이 돈을 쓰고, 남은 돈으로 저축을 하려고 하면 돈을 모으기 힘들다. 시간도 이와 마찬가지다. '남는 시간에 자격증 공부를 해야지'라거나 '일단 회사 프로젝트를 다 마친 뒤에 이직을 시도해보자'라고 아무리 생각해봤자 그 언젠가는 오지 않는다. 그렇기 때문에 돈이든 시간이든 미리 계획해서 정해놓는 것이 중요하다. 

하루 계획을 세울 때는 중요한 일부터 우선순위를 정해 시간을 배정해놓아야 한다. 이때는 당연히 그 일에 얼마만큼 시간을 할애할 것인지도 함께 정해야 한다. 그래야 정해진 시간 안에 그 일을 해내야겠다는 목적의식이 생기고, 실제로 그 일을 실행하게 된다. 

 

2. 이메일은 업무의 시작과 끝에, 단 두 번만 확인한다. 

 

반드시 해야 하는 일은 미리 일정을 정해놓고, 매일 완수하고 싶은 세 가지 일을 확인하면서 하루를 시작한다. 시급하고 중요한 문제가 아니면 미리 정해둔 일정을 방해하도록 허용하지 않는다. 이메일 알림은 일과시간 중에는 되도록 꺼놓고 업무에 집중할 수 있는 환경을 만든다. 대신, 아침에 일어나면 샤워를 하고 바로 컴퓨터를 붙잡고 밤새 온 이메일을 모조리 확인해 답변을 한 후에 출근한다. 그리고 회사에서 하루 일과가 끝나고 퇴근하기 전에 이메일을 또 한 번 확인하고 퇴근한다. 이메일 외에 업무상 전화가 많이 걸려오고, 많이 걸기도 해야 해서 집중하기 힘들 수도 있다. 그런 경우에도 자신이 통제할 수 있는 부분은 없는지 생각해보자. 내가 전화할 일들은 오전에 몰아서 할 수도 있을 것이다. 업무 효율을 방해하는 요소가 무엇인지 파악하는 것이 시작이다. 

 

3. 회의와 외부 미팅은 '하루에' 몰아서 잡는다

 

요일별로 업무 모드를 정해놓았더니 이전에 미팅, 업무, 미팅, 업무...식으로 뇌의 예열 시간이 여러 번 필요하던 때에 비해 확실히 업무의 효율성이 높아졌다. 

 

4. 스케줄에 없는 일은 절대 하지 않는다

 

전과 같이 가끔씩 다른 일들이 중간에 들어오면 무조건적으로 수락하는 게 아니라, 해당 일의 중요도를 가늠해본 뒤 정중히 거절하거나 일정을 뒤로 미루거나 하는 식으로 내 스케줄에 적힌 일정을 우선적으로 지키고자 했다. 때로는 상대에게 미안한 마음이 들기도 했지만, 장기적으로 봤을 때느 내게 주어진 우선순위의 일을 잘 처리하는 게 더 중요하니, 이것이 더욱 현실적이고 효율적인 판단이라고 생각한다. 

 

5. 운동하는 시간 하루 30분은 무조건 확보한다

 

보통 일이 바빠지면 가장 먼저 소홀해지기 쉬운 게 바로 운동이다. 운동 자체가 중요하다기보다는 나에게 운동이란 내 정신 상태를 잡아주는 역할을 하기 때문이다. 하루 일과 중 운동을 빼고 나니 중심이 없는 채로 하루하루 기계처럼 일만 하는 것 같은 생각이 들었다. 

사실 현실적으로 운동은 일을 하기 위해 꼭 필요한 것이기도 하다. 일도 체력이 있어야 하고, 몸이 건강해야 또렷한 정신으로 집중할 수 있기 때문이다. 운동을 하고 나면 그다음 날을 활기차게 보낼 수 있는 에너지와 정신력이 생긴다. 

 

이 외에도 저자는 30여명의 리더로 직장에서 일하면서 미국MBA를 준비하면서 얻은 시간관리 노하우를 밝히고 있다. 

 

여러 가지 일을 동시다발적으로, '콘텍스트 스위칭' 연습

 

콘텍스트 스위칭 능력은 집중력과 몰입력을 끌어올려준다. 일을 할 때는 일 모드, 공부를 할 때는 공부 모드, 집안일을 할 때는 가사도우미 모드 등 해야 할 일의 성격에 따라 빠르게 스위치를 전환할 수 있도록 도와주기 때문이다. 그래서 콘텍스트 스위칭 능력을 연습하면, 여러 가지 일을 동시에 해야 할 때 비효율적인 에너지를 낭비하지 않게 된다. 오히려 켤 때는 확실히 켜고 끌 때는 확실히 끄는, 빠른 전환의 전략을 취함으로써 자신이 몰입해야 하는 그 순간에 최대치의 역량을 발휘할 수 있게 된다. 

 

'블록 타임'을 설정해 시간을 벌어라

 

회사 생활을 해본 사람이라면 알겠지만, 회사에서 책임이 많아질수록 부담으로 다가오는 것이 엄청난 회의의 횟수다. (하지만 미팅을 너무 자주 하게 되면 개인 업무를 집중해서 할 수 없다.)

그래서 우리 팀 내에서는 몇 가지 룰을 정해놨다. 우선 목요일은 절대 미팅을 잡지 않는다는 룰이다. 목요일만큼은 개인 업무에 온전히 집중할 수 있는 '블록 타임(block time)' 즉 완충 시간을 확보할 수 있게 장치를 만들었다. 

 

사실 이 블록 타임은 링크드인 대표인 제프 와이너가 소개한 시간 관리법을 나만의 방식으로 응용한 것이다. 연이은 회의에 정신없이 하루를 보내야 했던 제픈 와이너는 하루 중 약 2시간 정도를 아무것도 하지 않는 완충 시간으로 정했다고 한다. 

 

나는 블록 타임을 업무 시간 이외에 개인적인 생활에서도 활용했다. 토요일과 일요일 중 하루를 온전히 원서 준비에 할애할 수 있기 위해 가족이나 친구들과의 식사 약속은 모두 토요일에 몰아 잡았다. 그리고 매주 수요일과 목요일은 저녁 약속을 잡지 않고 야근도 웬만하면 하지 않으려고 했다. 

 

평소보다 1시간 빠른, 나만의 시차를 만들어라

 

시간을 늘리는 방법은 없다. 다만 시간이 늘어나는 것처럼 착각하게 만드는 방법은 있다. 대표적인 예가 바로 '나만의 시차'만들기다. 나는 중요한 프로젝트를 앞두거나 혹은 중대한 시험을 앞두고는 항상 평소보다 1시간 먼저 하루를 시작한다. 아침에 1시간 일찍 기상하고, 1시간 일찍 출근하고, 1시간 일찍 오전 업무를 끝낸 뒤 1시간 일찍 점심 식사를 하는 식이다. 

 

시간관리에 유용한 애플리케이션 

 

1. Clockwise : 구글 캘린더 툴과 연동할 수 있는 크롬 익스텐션. 개인 생산성 향상을 위해 구글 캘린더에 등록된 각종 회의와 약속의 배치를 최적화시키는 서비스. 

 

2. WeCroak : 하루에 다섯 번씩 '나는 언젠가는 죽는다'라는 리마인더를 폰 알림을 통해 보내주는 모바일 앱 서비스. 부탄 사람들이 행복을 위해 죽음에 대해 하루 다섯 번씩 생각한다는 속담에서 영감을 받아 만든 앱이라고 함. 

 

3. Calendly : 다른 사람들이 내 캘린더에 15분짜리, 30분짜리, 1시간짜리 미팅을 편리하게 잡을 수 있도록 만들어진 서비스. 내가 편한 시간대에 미팅이 가능하도록 시간 슬롯들을 열어두고 다른 사람들이 그 슬롯들 중에 본인이 편리한 시간에 미팅을 잡을 수 있다. 미팅이 잡히면 자동으로 줌 링크도 추가되도록 설정하는 것도 가능하다.